“HortiMaX iManager helpt grip op kosten te krijgen”

"Het grote voordeel van iManager van HortiMaX? Het geeft goed inzicht in de kosten die wij maken. Dat inzicht heb je nodig om er grip op te krijgen en om bij te kunnen sturen. Als je de kostprijs laag wilt houden – en dat wil je natuurlijk – moet je wel weten welke kosten je precies maakt." Aan het woord is Kees Goedendorp van tomatenkwekerij Van der Voort. Op de locatie in 's-Gravenzande neemt hij de tijd om zijn ervaringen met iManager te delen.

Goedendorp werkt al bijna twintig jaar bij Van der Voort en is onder andere verantwoordelijk voor de arbeidszaken. Het bedrijf is lid van telersvereniging Prominent en heeft een vestiging in ''s-Gravenzande en in Vierpolders. Op een totale oppervlakte van 18 hectare worden daar grove en middelgrove trostomaten geteeld. Naast een team van vier vaste medewerkers, zijn er op de locatie in 's-Gravenzande gemiddeld ruim dertig uitzendkrachten aan het werk.

Arbeidskosten in beeld
Voor Goedendorp is het duidelijk: inzicht in de prestaties van medewerkers is vandaag de dag onmisbaar voor een goede bedrijfsvoering. "Arbeidskosten wegen nu eenmaal zwaar. iManager helpt ons om daar inzicht in te krijgen. Vroeger liep je een rondje door de kas en kreeg je zo een aardig beeld van het reilen en zeilen. Op zo'n groot bedrijf als dit lukt dat niet meer. Daar heb je echt hulpmiddelen bij nodig."

Tevreden medewerker is productiever
Goedendorp benadrukt dat de urenregistratie niet bedoeld is om de medewerkers te pushen productiever te zijn. Lachend: "Ik ga niet met een zweep door het pad, hoor. Dit zorgt gewoon voor duidelijkheid aan twee kanten. Medewerkers hebben daar net zo goed belang bij: zij willen bijvoorbeeld ook weten wat ze moeten doen om voor een bonus in aanmerking te komen."

Wanneer Goedendorp ziet dat een medewerker in prestaties achterblijft, neemt hij graag de tijd om te kijken of hij hem of haar kan helpen. "Dan doe ik het nog eens goed voor en leg uit hoe het beter, sneller of gemakkelijker kan. Je ziet dat medewerkers daardoor meer plezier in het werk krijgen en een tevreden collega is vrijwel ook altijd een productievere collega."

Bron van informatie
Met Productive arbeidsregistratie voeren medewerkers hun gegevens in op de vaste terminals in de kas. Deze informatie is voor Goedendorp meteen en in duidelijke overzichten beschikbaar. Voor de pauze kijkt hij de cijfers na en met een paar muisklikken verschijnen de overzichten vervolgens in de kantine op een groot tv-scherm. Hij vindt het belangrijk om de gegevens altijd eerst zorgvuldig te controleren. "Ik wil niet dat medewerkers met verkeerde cijfers geconfronteerd worden. Want ja, er wordt zeker naar dat overzicht gekeken. Andersom is het voor mij ook een nuttige bron van informatie: als alle knippers in het rood staan, is er waarschijnlijk iets mis met de afspraken die ik met ze gemaakt heb."

Kostenbesparing
Doordat alle uren nauwkeurig worden vastgelegd, heeft Goedendorp niet alleen zelf actueel inzicht in de cijfers, maar heeft hij ook meteen een goed en eerlijk urenoverzicht voor het uitzendbureau. "Dat levert al snel geld op", redeneert hij. "Stel dat iedere medewerker dagelijks vijf minuten te weinig werkt. Met veertig man heb je het dan over ruim drie uur per dag en dus minimaal vijftien uur per week. Reken maar eens uit wat dat op jaarbasis scheelt…"

Kwaliteit verhogen
Goedendorp vertelt dat het systeem ook kan helpen om de kwaliteit van de arbeid te verhogen. Hij legt uit dat hij daarvoor met een tablet door de kas gaat en een door het systeem voorgestelde route volgt. "Zo'n willekeurig parcours is best belangrijk. Zelf ben je snel geneigd om een vaste route te kiezen of bepaalde medewerkers vaker te controleren. Deze manier van controle geeft een veel eerlijker en dus nuttiger beeld. Ik vind het ook handig dat je je bevindingen meteen op de iPad kan ingeven en dus niet later hoeft over te typen in het systeem. Zo voorkom je toch veel fouten. Bovendien is de tijd van pen en papier ook wel een beetje voorbij."

Gebroken koppen
Dat Productive op verschillende manier in te zetten is, vindt Goedendorp een plezierige eigenschap. Zo werkt hij af en toe met het registreren van gebroken koppen. "Wij geven onze draaiers dan stickers mee. Wanneer zij een kop breken, plakken zij een sticker met een volgnummer en hun persoonlijke nummer. Door die cijfers in te voeren in iManager, krijgen wij een goed overzicht van het aantal breuken per draaier. Dat soort informatie kan helpen om je bedrijfsvoering verder te optimaliseren."

Kinderlijk eenvoudig
Goedendorp is erg te spreken over de gebruiksvriendelijkheid van iManager. "Kinderlijk eenvoudig", noemt hij het. "Wij hebben bij de start bovendien een goede introductie gekregen en daarmee hadden we het al snel onder de knie. En lopen we toch nog ergens tegenaan, dan zijn de lijntjes gelukkig kort en komen de mensen van Hortimax snel in actie." Niks op aan te merken dus? "Nou, als ik dan toch een puntje van kritiek mag noemen: de Poolse vertaling van de instructies zou beter kunnen. Als ik onze Poolse medewerkers mag geloven, zitten daar wat foutjes in. Ze moeten er vaak om lachen." De arbeidsverantwoordelijke bij Van der Voort verwacht eigenlijk wel dat deze suggestie wordt opgepakt bij Hortimax. Hij weet immers uit ervaring dat er goed wordt ingespeeld op wensen van klanten. "Het is gewoon een fijn bedrijf om zaken mee te doen. Ze denken echt met ons mee en staan dicht bij de praktijk."

Productive TV
Van der Voort maakt gebruik van Productive TV van Hortimax. Daarmee zijn de overzichten van de prestaties van de medewerkers eenvoudig weer te geven op een televisiescherm. Bij Van der Voort gebruiken zij dit scherm in de kantine ook om verjaardagen te melden, bedrijfsmededelingen te doen en bijvoorbeeld foto's te delen van bedrijfsfeestjes.

Voor meer informatie:
HortiMax
T: +31(0)15 3620300
F: +31(0)15 3693038
office@hortimax.com
www.hortimax.com