Wat als een Duitser uw rekening niet betaalt?
Ze zijn wat formeler, praten minder snel over hun privéleven en afspraak is afspraak. Het is wat je altijd leest wanneer het over zakendoen in Duitsland gaat, met afstand onze belangrijkste economische partner. Per jaar gaan er voor ruim 106 miljard euro aan goederen de oostgrens over, van voedingsmiddelen tot chemische producten, machines en tulpen. Toch zijn het niet alleen die culturele verschillen waar Nederlandse ondernemers mee te maken krijgen als ze in der Bundesrepublik Deutschland aan de slag gaan. Ook op financieel niveau hebben onze oosterburen de zaken net even anders geregeld.
Startkapitaal nodig voor GmbH
U wilt op naam van uw Duitse GmbH (te vergelijken met de Nederlandse BV) een rekening openen. Dat kan uiteraard, maar wel nadat het bedrijf door de notaris bij het handelsregister is aangemeld. "De bank zal altijd om zo'n bewijs vragen, vertelt Andreas Lutze. Als eigenaar van Lutze Rechtsanwälte staat hij veel Nederlandse bedrijven bij die in Duitsland zakendoen. "Het minimum startkapitaal bedraagt 25.000 euro. Hiervan dien je al vóór de aanmelding van de GmbH ten minste 12.500 euro te hebben ingelegd. Let hierbij op de juiste volgorde. Anders dan in Nederland wordt namelijk eerst de GmbH opgericht en dan de bankrekening geopend. Zodra het startkapitaal op de rekening staat, zal de notaris het bedrijf aanmelden bij het zogeheten Amtsgericht, wat in Nederland kantongerecht wordt genoemd."
Meerdere rekeningen voor sterkere onderhandelingspositie
Veel Duitse mkb-bedrijven hebben meerdere rekeningen bij verschillende banken. Vaak wel drie of meer. Hoewel het cashmanagement daarmee niet eenvoudiger wordt, versterkt het wel de onderhandelingspositie met de afzonderlijke banken. "Dan gaat het bijvoorbeeld om de condities van financiering. In onderhandelingen met de bank sta je als bedrijf sterker, omdat je eventueel voor een andere bank kunt kiezen", aldus Lutze. "Het is het overwegen waard om ook deze strategie te hanteren." Hoewel u uiteraard ook kunt starten met zakendoen in Duitsland met uw Nederlandse bankrekening. Zolang de Duitse afnemer maar weet hoe hij u kan betalen.
Verstuur aanmaning direct na afloop betalingstermijn
Weinig Nederlandse exporteurs hebben slechte ervaringen met Duitse afnemers die hun facturen niet of veel te laat hebben betaald. Toch komt het voor. Variërend per sector is een betalingstermijn van dertig tot zestig dagen gangbaar. Wordt die termijn overschreden en gaat het om een business-to-business-relatie? Stuur dan meteen een aanmaning, adviseert Lutze. "Wanneer de klant uiterlijk dertig dagen nadat de factuur is bezorgd nog geen geld heeft overgemaakt, dan is hij wettelijk gezien in verzuim. Tenzij u andere afspraken heeft gemaakt uiteraard. Leg bij de eerste herinnering een concrete betalingstermijn van veertien dagen vast. Is het geld dan nóg niet betaald, stel dan een laatste betalingstermijn vast en vermeld erbij dat u na afloop een advocaat zult inschakelen."
Incassoprocedure door Duitse advocaat
Ondanks de aanmaningen geeft uw Duitse zakenpartner nog altijd niet thuis. Tijd om de daad bij het woord te voegen en na uiterlijk zestig dagen een advocaat in de arm te nemen. Bij voorkeur iemand die in Duitsland actief is. Als er sprake is van een achterstallige betaling, dan kunnen de kosten voor een sommatie in dat geval namelijk door de advocaat aan de schuldeiser worden opgelegd. De mogelijkheden om in Duitsland onbetwiste vorderingen (oftewel terechte facturen) te kunnen incasseren, wijken nogal af van het Nederlandse systeem. Dreigen met faillissement heeft geen zin en goederen worden slechts bij hoge uitzondering in beslag genomen.
Gerechtelijk bevel tot betaling aanvragen
"Het schrijven van een sommatiebrief is doorgaans de eerste stap", vertelt Lutze. "De advocaat maakt de schuldenaar op deze wijze duidelijk dat de schuldeiser niet schroomt om de Duitse gerechtelijke weg te bewandelen. Als een reactie uitblijft, dan adviseer ik doorgaans om een gerechtelijk bevel tot betaling bij de bevoegde rechtbank aan te vragen, een zogenaamd Mahnbescheid. Die ontvangt de debiteur binnen enkele dagen. Hij heeft dan uiterlijk twee weken de tijd om hiertegen in beroep te gaan." Volgende stap is het vragen om een executoriale titel. Hiermee kunt u als schuldeiser aan een Duitse deurwaarder de opdracht geven om beslag te leggen op het vermogen van de debiteur. Ook die kosten kunnen op de niet betalende klant worden verhaald.
Kortom, in Duitsland is het verstandig om een strakke betalingstermijn te hanteren. Als er desondanks niet op tijd wordt betaald, stuurt u binnen dertig dagen twee aanmaningen. Waar in Nederland dreigen met een faillissement of beslaglegging vaak effectief is, treft dat in Duitsland geen doel. Neem daarom zestig dagen na verzending van de factuur een advocaat in de arm die alle nodige stappen onderneemt om de rekening alsnog voldaan te krijgen. Gelukkig zijn de meeste Duitsers stipt als het op betalen aankomt, en zult u deze tips dan ook niet snel nodig hebben.
Bron: ABN Amro
Meer weten over zaken doen in Duitsland? Lees de landeninformatie over Duitsland.