'de werkkostenregeling is nadelig'
Een groot en wijdverbreid misverstand is dat de werkkostenregeling nadelig is voor de werkgevers en werknemers. Het algemeen forfait is zo berekend dat het gemiddeld gezien voor werkgevers niets zou uitmaken. Dat betekent dus dat sowieso een deel van de werkgevers baat heeft bij de werkkostenregeling. Daarnaast is bij deze berekeningen er van uitgegaan dat er niets wijzigt in de arbeidsvoorwaarden. Werkgevers die nu al baat hebben bij een overstap kunnen het voordeel soms vergroten en werkgevers die er op achteruit zouden kunnen gaan, kunnen op zijn minst de schade verzachten.Eenvoudig door bepaalde arbeidsvoorwaarden aan te passen of te schrappen. Overigens geven sommige werkgevers ook duidelijk aan de overstap op de werkkostenregeling te gebruiken om weer eens kritisch te kijken naar alle secundaire arbeidsvoorwaarden die in de loop der tijd zijn ontstaan.
'de eindheffing van 80% kost werkgevers veel geld'
Op het moment dat de forfaitaire ruimte wordt overschreden, is belastingheffing verschuldigd. Dit kan door middel van de werkgevers-eindheffing van 80%. Deze eindheffing is echter niet verplicht. Bij overschrijding van het 'potje' kan er namelijk ook voor gekozen worden de betreffende arbeidsvoorwaarde 'gewoon' te belasten bij de werknemer dan wel deze te bruteren.Wat bovendien nog onvoldoende in de praktijk wordt gerealiseerd echter, is dat het eindheffingspercentage van 80% vaak juist voordelig is. Dit geldt namelijk voor alle netto toegekende (en netto gemaakte) beloningen aan werknemers voor zover die geen onderdeel uitmaken van de pensioengrondslag of uitkeringsgrondslag. Dat komt onder meer omdat er geen premies werknemersverzekeringen verschuldigd zijn over 'eindheffingsbestanddelen'. Gerekend over de netto beloning loopt het belastingvoordeel al snel op tot 20-30%.
'bonussen, gratificaties en dergelijke mogen niet in de/het vrije ruimte/forfait'
Op basis van de huidige werkkostenregeling is het wel degelijk mogelijk dit soort uitkeringen onder te brengen in de vrije ruimte (en de uitkeringen zo onbelast te laten plaatsvinden). In eerste instantie deelde de Belastingdienst dit standpunt. Later, in de loop van 2013 was de Belastingdienst het hier, naar onze mening meestal ten onrechte, plotseling niet altijd mee eens. De laatste tijd zien wij echter steeds vaker situaties met bonussen en vergelijkbare uitkeringen waarmee de Belastingdienst, weliswaar onder voorwaarden, toch akkoord gaat. De voorwaarden hebben dan vooral betrekking op de hoogte van de uitkeringen.'mijn werknemer betaalt de fiets van de zaak toch zelf…'
Veel personeelshandboeken (en cao's) bevatten cafetaria-ruilsystemen; de werknemer krijgt bijvoorbeeld een fiets, bedrijfsfitness of vakbondscontributie vergoed of verstrekt, maar moet hier tegelijkertijd wel brutoloon, vakantiegeld of bijvoorbeeld vakantiedagen voor inleveren. Onder de werkkostenregeling is echter een fiets van de zaak- of bedrijfsfitnessregeling dan wel een vergoeding voor vakbondscontributie niet langer onbelast. En dit ongeacht of de werknemer hier andere arbeidsvoorwaarden voor moet inleveren. Krijgt de werknemer derhalve in 2015 een fiets ter waarde van € 749 waarvoor hij vervolgens gedurende 12 maanden brutoloon inlevert, dan is de volledige waarde van € 749 belast. En het is derhalve ook dit bedrag van € 749 dat moet worden meegenomen in de vrije ruimte.'al mijn vaste kostenvergoedingen moeten in het forfait/de vrije ruimte'
Dit zal bijna nooit het geval zijn. Aan de hand van de onderbouwing van de vaste kostenvergoeding zal wel beoordeeld moeten worden of en zo ja, voor welk gedeelte de vaste kostenvergoedingen ook onder de werkkostenregeling onbelast kunnen blijven. Slechts voor zover deze vergoeding bestaat uit andere kostensoorten dan intermediaire kosten (bijvoorbeeld kosten auto van de zaak, representatiekosten) en gericht vrijgestelde kostensoorten (bijvoorbeeld verblijfkosten, vakliteratuur) zal de vergoeding belast moeten worden. Er kan uiteraard ook voor gekozen worden dit, bovenmatige, deel in het forfait te laten vallen.'mijn personeel informeer ik pas in december 2014 over de overstap op de werkkostenregeling'
Dat kan uiteraard, maar de vraag is of dat altijd verstandig is. Stel dat u nu een vergoeding geeft voor het gebruik van de mobiele telefoon van de werknemer. En dat u dat in 2015 wilt veranderen, door een mobiele telefoon aan de werknemer ter beschikking te stellen omdat dat fiscaal aantrekkelijker is? Het is dan zaak dit tijdig aan de werknemers te communiceren zodat zij er rekening mee kunnen houden op het moment dat ze een nieuw telefoonabonnement moeten afsluiten.'mijn accountant/salarisverwerker regelt het allemaal wel'
Veel werkgevers hangen ontspannen achterover en denken dat het wel voor hen wordt geregeld. Dit is helaas niet altijd helemaal juist. Ten eerste zullen de accountant of salarisverwerker niet altijd over voldoende specifieke kennis van de werkkostenregeling beschikken. En dan nog is het vaak niet mogelijk om zelfstandig een volledig (juist) beeld te krijgen van die feiten en omstandigheden bij dewerkgever die van belang zijn voor de werkkostenregeling. Kennis van de werkkostenregeling is dus ook voor de werkgever essentieel. Het is immers de werkgever die bijvoorbeeld bepaalde arbeidsvoorwaarden zal moeten, en willen, schrappen of aanpassen.
'de werkkostenregeling is wel moeilijk'
De werkkostenregeling is niet moeilijk maar overstappen op de werkkostenregeling kan dat wel zijn. Onder de werkkostenregeling verdwijnen meer dan 20 specifieke vrijstellingen in ruil voor een pot van 1,5% van de loonsom waar een werkgever mee kan doen en laten wat hij wil. Dus wat dat betreft is het niet zo moeilijk. Maar een juiste overstap, het maken van de juiste keuzes en de juiste handelingen op het juiste moment verrichten, is niet zo eenvoudig.Om de overstap op de werkkostenregeling overzichtelijker en makkelijker te maken, hebben wij voor u een stappenplan gemaakt.
Wilt u ook weten hoe u optimaal van de werkkostenregeling kunt profiteren? Neem dan contact op met Marco Dijkshoorn van BDO via 070-33 808 08 of marco.dijkshoorn@bdo.nl.