Tholen - Digitalisering is al jaren een thema in de AGF-sector, maar de focus verschuift. Waar het eerder ging om automatiseren en digitaliseren van bestaande processen, zoeken bedrijven vandaag vooral naar manieren om hun werk eenvoudiger, sneller en minder foutgevoelig te maken. Zeker in een sector die te maken heeft met constant veranderende wet- en regelgeving, een uitdagend geopolitiek landschap en krapte op de arbeidsmarkt, wordt slimme software die je als logistiek professional ondersteunt en werk uit handen neemt steeds belangrijker.
John Schutten, productmanager bij Stratech
Voor export van verse groenten en fruit naar derde landen is een fytosanitair certificaat verplicht. Die certificaten worden aangevraagd via e-CertNL, het digitale systeem van de NVWA. In veel bedrijven gebeurt dat nog handmatig via de NVWA-portal, los van het systeem waarin de rest van de zending wordt voorbereid. "Dan ligt de order klaar, de zending is ingepland, en pas daarna begint het traject van certificering," schetst John. "Daar zitten douaneaangiften bij, KVK-aanvragen, transportdocumenten, gezondheidscertificaten en inspecties bij. Als dat allemaal los van elkaar gebeurt, ontstaan er makkelijk fouten."
Ontwikkeld samen met de praktijk
Juist die versnippering ziet Stratech als een knelpunt. Daarom draait het bedrijf momenteel een pilot waarbij e-CertNL volledig is geïntegreerd in hun next-generation cloudapplicatie, specifiek gericht op de fytosanitaire exportmarkt. De pilot loopt onder meer met een aantal AGF-bedrijven, exporteurs van zaaizaden en andere fytosanitaire goederen.
Wat deze pilot bijzonder maakt, is dat de oplossing niet alleen door techneuten is bedacht. Stratech organiseerde meerdere klantpanels, waarbij ook de NVWA en keuringsinstanties zoals KCB en Naktuinbouw aansloten. "We hebben met elkaar gekeken naar het hele proces," zegt John. "Van de voorbereiding van de zending tot de inspectie en de afhandeling. Waar lopen bedrijven tegenaan? En waar ontstaat vertraging?"
Die gesprekken leverden volgens hem niet alleen technische inzichten op, maar ook meer wederzijds begrip. "Als je met alle partijen aan tafel zit, zie je dat bepaalde werkwijzen logisch zijn vanuit toezicht, maar grote impact hebben op bedrijven. Dat inzicht helpt om samen tot betere oplossingen te komen die we in onze nieuwe innovatie verwerkt hebben."
Vereenvoudigen
Een belangrijk doel van deze nieuwe innovatie is het vereenvoudigen van het hele exportproces. "We willen het voor de gebruiker zo makkelijk mogelijk maken om een aanvraag goed voorbereid in te dienen," legt John uit. "De informatie die nodig is, moet logisch gepresenteerd worden op het moment dat je die nodig hebt."
Voor AGF-exporteurs die met meerdere landen, producten en klanten werken, verschilt die informatie per situatie. Hoewel de basisregels vaak bekend zijn, spelen er ook klantspecifieke eisen. "Soms vraagt een eindklant extra informatie die formeel geen land- of producteis is," zegt John. "Die kennis zit nu vaak in instructies of in het hoofd van medewerkers."
In de nieuwe oplossing wordt gebruikgemaakt van historische data. Op basis van eerdere aanvragen kan het systeem met behulp van AI straks voorspellen welke velden relevant zijn voor een specifieke klant of bestemming. "Met deze AI-functionaliteit kan de software van Stratech op basis van best practices en historische data zelf ontbrekende waarden herkennen en voorstellen, waardoor processen verder worden geoptimaliseerd en de productiviteit toeneemt. De controle blijft altijd bij de gebruiker," benadrukt John. "Maar die hoeft niet meer elk veld handmatig na te lopen. Dat scheelt tijd en verkleint de kans op fouten. Zelfs de medewerkers van NVWA die verantwoordelijk zijn voor e-CertNL waren enthousiast over onze software in combinatie met AI."
Voor kleinere exporteurs tot 100 zendingen per jaar kan handmatig werken via de NVWA-portal nog volstaan. Maar voor bedrijven met een grotere exportstroom ligt dat anders. "Hoe meer volume je hebt, hoe belangrijker het wordt om processen te automatiseren," zegt John. "Zeker als je zowel importeert als re-exporteert, of naar verschillende derde landen levert."
Bovendien verandert regelgeving. Hoewel dat in de fytosanitaire sector minder frequent is dan in de veterinaire, kunnen wijzigingen grote gevolgen hebben. "Een kleine wijziging in eisen kan meerdere datavelden raken," legt John uit. "Dan wil je snel inzicht hebben welke aanvragen geraakt worden."
Volgens John zit de echte winst niet alleen in tijdsbesparing, maar in controle. "De NVWA wil vooral correcte aanvragen. Hoe minder correcties nodig zijn, hoe efficiënter het hele systeem werkt." Door certificering niet langer als sluitstuk te behandelen, maar als geïntegreerd onderdeel van het exportproces, ontstaat meer voorspelbaarheid.
Feedback vanuit het klantpanel wordt gebruikt om de NVWA-functionaliteit in Stratech Shipment verder te optimaliseren
Daadwerkelijke ondersteuning
Maar waar deze innovatie volgens John vooral het verschil maakt, is in de manier waarop technologie de gebruiker daadwerkelijk ondersteunt. "Het gaat ons niet om nóg een systeem, maar om slimme software die mensen helpt om snel en eenvoudig inspectieaanvragen en certificaten op te maken," zegt hij. Door het proces stap voor stap te begeleiden, neemt de kans op fouten af en ontstaat concrete tijdwinst. Dat maakt het mogelijk om nieuwe medewerkers sneller in te werken, zonder uitgebreide trainingen of handleidingen. "Zeker in de huidige krapte op de arbeidsmarkt is het essentieel dat applicaties intuïtief zijn. Onze oplossing maakt het mogelijk om medewerkers snel en effectief in te zetten, doordat de applicatie zo eenvoudig en gemakkelijk is dat deze de gebruiker stapsgewijs ondersteunt."
Stratech rolde recent hun nieuwste NVWA-innovatie uit om de export van fytosanitaire goederen te vereenvoudigen
Deze NVWA-innovatie is overigens geen losstaande applicatie, maar een geïntegreerd onderdeel van de bredere totaaloplossing voor het volledige import- en exportproces. "Met Stratech Shipment kunnen bedrijven alle benodigde documenten en aangiften volledig geautomatiseerd opmaken en digitaal versturen naar alle betrokken instanties in de logistieke keten. Hierdoor vervalt het handmatig overtypen van gegevens in verschillende portals en losse applicaties. Het resultaat is een sneller, efficiënter en foutloos exportproces, precies waar veel AGF-bedrijven momenteel behoefte aan hebben," besluit John.
Dit artikel verscheen eerder in editie 1, 40e jaargang van Primeur. Zie hiervoor www.agfprimeur.nl.
Voor meer informatie:
Stratech
Pantheon 15
7521 PR Enschede
Tel: 053 4804080
https://stratech.nl
[email protected]
