Zodra u als ondernemer personeel aanneemt, bent u verplicht een salarisadministratie bij te houden. Het maken van fouten daarin kan u als ondernemer duur komen te staan. Om u hierbij te ontzorgen, biedt Flynth een pakket op maat voor de salarisadministratie. Salarisadministrateur Nico Lobbert van Flynth geeft stof tot nadenken.
© FlynthSalarisadministratie vormt de basis voor betalingen aan uw personeel én afdrachten voor belastingen en pensioenen. Vanuit de wet en de agrarische cao's (denk aan de cao's Glastuinbouw, Open teelten of Groothandel Bloemen en Planten) hebt u als werkgever veel verplichtingen. "Wanneer u zelf de salarisadministratie verzorgt, moet u op de hoogte zijn van al die wet- en regelgeving. Inclusief wijzigingen van bijvoorbeeld het wettelijke minimumloon en de cao", vertelt Nico. "Uit ervaring weet ik dat de administratie voor veel ondernemers geen hobby is, maar er nu eenmaal bij hoort. Maar als u focust op waar u goed in bent, kunt u andere zaken uitbesteden aan specialisten. Of dat nu gaat om het onderhoud van uw machinepark of om de salarisadministratie."
Dure fouten
Fouten in de salarisadministratie kunnen duur uitpakken. Denk aan boetes van wel 4.000 tot 10.000 euro per overtreding. "Dat kan behoorlijk aantikken", waarschuwt Nico. Denk bijvoorbeeld aan subsidies die u kunt aanvragen voor het salaris van werknemers met een afstand tot de arbeidsmarkt. "Een administratieve fout is zo gemaakt en dat betekent vaak: geen subsidie. Een ander voorbeeld: piekarbeiders waarvoor u geen pensioenpremie hoeft te betalen. Als u deze niet tijdig bij het pensioenfonds aanmeldt, moet u toch premies afdragen."
Ook voor medewerkers kunnen fouten in de salarisadministratie vergaande gevolgen hebben. "Wanneer een medewerker niet op het juiste salaris of juiste aantal uren is ingeschaald, heeft dat gevolgen voor het recht op uitkeringen en voor de pensioenopbouw. De pensioenuitvoerder kan eventueel te weinig afgedragen premie met terugwerkende kracht terugvorderen bij u als werkgever", legt Nico uit.
Medewerkers huren (bedrijfs)woning
Een andere fout die Nico geregeld voorbij ziet komen, heeft te maken met medewerkers die een (bedrijfs)woning huren bij hun werkgever. "Volgens de wet moet u minimaal het minimumloon uitbetalen. Wanneer u de huur inhoudt van het salaris, voldoet u meestal niet aan deze eis. Het lijkt omslachtig om eerst het volledige salaris over te maken en daarna de huur te innen, maar zo voldoet u wel aan de wet."
Buitenland(ers)
Ook bij activiteiten die betrekking hebben op het buitenland moet u goed opletten. Zowel als u werkt met buitenlanders in Nederland als met Nederlanders die voor u in het buitenland werken. Bijvoorbeeld als uw medewerkers aan de slag gaan in een kas die u huurt over de grens. "Onder bepaalde omstandigheden verschuift de belastingplicht naar het buurland," legt Nico uit. "Onze salarisadministrateurs houden dit soort zaken voor u in de gaten. En voor personeelsleden uit het buitenland kunnen we standaard loonstroken aanmaken in het Duits of Engels. Dat zit gewoon in ons pakket."
Contractverlenging
"Veel ondernemers weten niet hoe het zit met het verlengen van tijdelijke contracten van oproepkrachten", weet Nico uit de praktijk. Wanneer een medewerker twaalf maanden in dienst is en u doet een nieuwe aanbieding, dan moet deze gelden voor het gemiddeld aantal uren dat de medewerker het jaar daarvoor heeft gewerkt. Als u samen een andere afspraak maakt, moet dat schriftelijk gebeuren. In de praktijk zien we vaak dat die aanbieding nooit is gedaan. En als een werknemer minder uren gaat werken zonder schriftelijke bevestiging, kan deze alsnog met terugwerkende kracht het salaris voor die uren opeisen. "Denk als werkgever nooit: dat zal wel goed gaan. U moet zeker weten dat het goed is geregeld", adviseert Nico.
Tevreden medewerkers
In de huidige arbeidsmarkt is tevredenheid van medewerkers net zo belangrijk als voldoen aan de regels. "Een goede salarisadministratie draagt daaraan bij. Als de zaken rondom het salaris niet goed zijn geregeld, zien we meer uitstroom. Als u dat voorkomt, bent u minder tijd en geld kwijt aan het zoeken en inwerken van nieuwe medewerkers."
Weten dat het loont
Wie de salarisadministratie uitbesteedt aan Flynth weet zeker dat het goed geregeld is. "Dat is namelijk onze expertise. Binnen ons team van salarisadministrateurs hebben we verschillende specialisten. Zo zijn er collega's die volop actief zijn in glastuinbouw of open teelten. Zij zijn volledig op de hoogte van de wetgeving die voor die sectoren speelt. We werken met een handige tool waar nieuwe medewerkers zelf alle gegevens kunnen invoeren, daar heeft u geen omkijken naar. U kunt zelfs per medewerker een arbeidsovereenkomst genereren, die ook digitaal te ondertekenen is. Alles blijft in ons systeem bewaard, zodat u gelijk voldoet aan de verplichte bewaartermijn van zeven jaar."
Totaalpakket voor personeel
Bij Flynth kunt u terecht voor alle vragen rondom personeel. Denk aan advies rondom instroom, doorstroom en uitstroom van personeel. Of arbodienstverlening en juridisch advies. "Deze adviesdiensten zijn niet inbegrepen in de pakketten voor salarisadministratie, zo houden we het tarief daarvoor zo scherp mogelijk. U betaalt alleen wat u gebruikt. Bovendien geven we voor elke adviesdienst eerst een kostenindicatie af, u krijgt dus nooit een onverwachte factuur", verduidelijkt Nico. Ook hoeft u zo niet voor elke dienst een nieuwe aanbieder te zoeken. "U neemt gewoon contact op met uw aanspreekpunt bij de salarisadministratie en deze schakelt de extra adviseurs in."
Gouden tip
De gouden tip van Nico is: "doe datgene zelf waar u goed in bent en besteed de rest uit. Kies voor een partij die voldoet aan uw verwachtingen. Goedkoop op de korte termijn kan uiteindelijk duurkoop zijn als u te maken krijgt met boetes of terugvorderingen. Salarisadministratie is veel meer dan een maandelijkse druk op de knop nadat de uren zijn ingevuld. Bij Flynth controleren we elke maand opnieuw of u voldoet aan alle wet- en regelgeving", vertelt Nico. "U kunt als ondernemer niet álles zelf doen. En het zou toch zonde zijn als u groei- of investeringskansen laat liggen, omdat de salarisadministratie te veel tijd kost. Flynth regelt uw salarisadministratie, zodat u kunt ondernemen."
Voor meer informatie:
Flynth
https://www.flynth.nl/diensten/administratie/salarisadministratie
