Breed toepasbaar en flexibel ERP-systeem

Tholen - Wie vandaag groenten of fruit verkoopt, moet meer kunnen dan in- en verkopen alleen: inzicht, efficiëntie en foutloos werken zijn een must. Met het ERP-systeem Freshino – ooit gestart als FRUIT voorraad – biedt Henk Jan Klok AGF-ondernemers precies dat. Van binnenkomst tot factuur, alles zit in één systeem. "Rust, overzicht en minder fouten, dat is waar het om draait," zegt Nannette Lammerts van Berries Direct, enthousiaste gebruiker van het systeem.

Direct inzicht in financiële data op het dashboard

Freshino biedt inzicht in alle bedrijfsprocessen van een AGF-onderneming, van de inkoop of oogst, tot voorraadbeheer, verpakking, verzending, verkoop en facturatie. "Door informatie over elke stap in de keten in het ERP-systeem toe te voegen, van het uploaden van inkooporders en transportdocumenten tot het scannen van etiketten en het verzenden van de factuur, heeft een teler of handelaar de volledige track-and-trace van een partij groenten of fruit inzichtelijk, en dit zelfs op schaaltjesniveau," vertelt Henk Jan. "Ook alle belangrijke randinformatie, zoals gegevens die verband houden met de kwaliteitscontrole, bewaring of houdbaarheid, zijn terug te vinden in Freshino."

Freshino is ruim inzetbaar, ook voor hardfruit

Nooit meer rommelen met Excellijstjes
Nannette Lammerts van Berries Direct schafte drie jaar geleden Freshino aan, toen nog FRUIT voorraad genaamd. "Omdat we op dat moment nog met heel veel Excellijstjes werkten, waarbij niet alle info in één systeem ondergebracht was, gingen we op zoek naar een omvattend ERP-pakket. Veel bestaande AGF-pakketten gingen naar onze mening heel snel de operatie sturen, terwijl wij leven van flexibiliteit. Henk Jan leek maatwerk te kunnen leveren en dat heeft hij achteraf bezien meer dan waargemaakt. We hebben ons werkproces kunnen laten zoals het was, het pakket werkt gewoon ondersteunend," vertelt Nannette.

Overzicht van de mogelijkheden in Freshino

Oogstbeheer
"Het pakket van Henk Jan begint op het moment dat een pallet de koelcel ingaat en eindigt op het moment dat de klant de factuur betaalt," vertelt Nannette. Toch kunnen telers, zo legt Henk Jan uit, ook van de laatste fase in de kas of op het veld, namelijk de oogst, gegevens registreren in Freshino. "Een teler kan zelfs op basis van inkomende orders de oogst aansturen, bijvoorbeeld hoeveel kilo's van een bepaald product moeten worden binnengehaald. Aan de hand van ingevoerde gegevens is vervolgens een rapportage beschikbaar op onder meer perceel- en medewerkerniveau."

Range aan mogelijkheden
Henk Jan legt uit dat de gebruiker voor het toevoegen van informatie de regie volledig in eigen handen heeft. "Zo kan een importeur info opvragen bij de transporteur, koelhuis of kwaliteitscontroleurs, waarna, eens het antwoord binnenkomt, dat automatisch wordt geregistreerd in het systeem, al dan niet in de vorm van een bijlage, zoals bijvoorbeeld een pdf met de gegevens die zijn uitgelezen van een datalogger."

De mogelijkheden die de software biedt, zijn uitgebreid, zoals het delen van realtime voorraadinformatie met klanten, snel in meerdere talen factureren, automatisch verzenddocumenten genereren, via locatiescanning de voorraad volgen tot op locatie-, pallet- of kratniveau, rapportages genereren over productie en financiën, koppelingen maken met boekhoudsoftware, EDI-supermarkten en Office 365 en het sturen van gegevens naar sorteer- en labelmachines. "We zijn nu ook bezig met een koppeling met de douane om de informatie die zij nodig hebben automatisch door te sturen," kondigt Henk Jan aan.

Het ERP-programma voorziet ook in een takenlijst voor elke medewerker in het magazijn, waaraan bovendien een checklijst per taak is gekoppeld. Die lijsten worden op maat van en dus in overleg met de klant opgesteld. De antwoorden die de medewerkers geven, voeden de database en de track-and-trace. Wat digitaal is ingevuld, is veel makkelijker te bewaren dan papier, en beter doorzoekbaar.

Traceerbaarheid op collie niveau

Modulair en in de cloud
Freshino is modulair opgebouwd. "Gebruik je een module niet, daar hoef je daar ook niet voor te betalen," legt Henk Jan uit. "Een bedrijf betaalt een vast bedrag voor een maximaal aantal gebruikers. Wordt daar overheen gegaan, dan geldt er een extra prijs per groep gebruikers. Ook voor kleine importeurs is Freshino interessant, want met een lage investering kunnen ze een volwaardig pakket gebruiken."

Alles draait in de cloud. "Er is geen specifieke server nodig en bij de Nederlandse hostingpartij waarmee we samenwerken, is de cybersecurity goed op orde. Freshino is bovendien te benaderen vanaf de telefoon, al is het op een klein scherm flink scrollen als je vele voorraadoverzichten en palletonderverdelingen hebt; een tablet is handiger. Maar als je snel een order in wilt voeren, dan is de telefoon prima geschikt," aldus Henk Jan, die niet zonder enige fierheid vermeldt dat reeds 36 bedrijven voor deze nieuwkomer in het ERP-landschap hebben gekozen, waaronder meerdere buitenlandse klanten, ook in Zuid-Afrika.

Gebruiksgemak en maatwerk
Nannette Lammerts van Berries Direct is alvast een tevreden klant: "De volledige automatisering van onze administratie, inclusief de communicatie met klanten, geeft ons ontzettend veel rust en overzicht. We zouden niet meer zonder kunnen, en eerlijk gezegd ook niet meer zonder willen. We hebben ons niet eens afgevraagd of het rendabel zou zijn. De vraag was: brengt het rust en overzicht, en verkleint het de kans op fouten? Als je daarop 'ja' kunt antwoorden, weet je dat je niet moet twijfelen."

Verlading van fruit overzichtelijk en live te volgen

Wat Nannette vooral waardeert, is het gebruiksgemak. "Labelopmaak? Dat geef je gewoon mee in de verkooporder, en de juiste informatie komt automatisch op de labels terecht: ras, herkomst, plukdatum, noem maar op." Ook voor medewerkers is het systeem ideaal. "De werkorders staan in hun eigen taal op een tablet. Dat maakt inwerken een stuk eenvoudiger."

Maar misschien het belangrijkst: "Henk Jan zegt nooit: 'Dat kan niet.' Hooguit: 'Daar moet ik even over nadenken.' Dat is goud waard. Zodra een project af is, komt er bij ons alweer een nieuw idee. En dan denkt hij gewoon weer mee." Zo werd er voor Berries Direct maatwerk ontwikkeld voor kwaliteitsrapportages, inclusief foto's van elke partij, direct vanaf de kas of het pakstation.

Dit artikel verscheen eerder in editie 6, 39e jaargang van Primeur. Zie hiervoor www.agfprimeur.nl.

Voor meer informatie:
Freshino
Fokkerstraat 21
Leerdam
Tel: 0345820202
https://freshino.nl
[email protected]