Alle werkgevers in Nederland hebben te maken met de werkkostenregeling (WKR) als het gaat om de fiscale behandeling van onbelaste personeelsvergoedingen en – verstrekkingen. Wat houdt deze regeling in en wat kun je er als werkgever mee? Alfa Accountants en Adviseurs zette de feiten op een rij.
Vrije ruimte
Simpel gezegd, houdt de werkkostenregeling in dat de werkgever op jaarbasis maximaal 1,7 procent (3 procent in 2023) over de eerste € 400.000 van zijn totale fiscale loonsom mag gebruiken voor onbelaste vergoedingen en verstrekkingen aan medewerkers. Is de fiscale loonsom hoger dan € 400.000, dan geldt voor het meerdere een percentage van 1,18. Vergoedingen die deze 'vrije ruimte' te boven gaan, worden belast met een eindheffing van 80 procent bij jou als werkgever.
Extra kosten bij overschrijding vrije ruimte
Afhankelijk van de totale fiscale loonsom en overige aangewezen werkkosten, betaalt men dus maximaal 80 procent belasting over de waarde van vergoedingen die de vrije ruimte te boven gaan. De kosten van bijvoorbeeld een kerstpakket met een waarde van € 100 kunnen op deze manier oplopen tot € 180. De vraag is echter hoe erg dat is. Als men het kerstpakket niet in de vrije ruimte stopt, maar als loon bruteert, betaalt hij/zij doorgaans (veel) meer.
Gebruikelijkheidstoets
Als werkgever kan men vergoedingen en voorzieningen aanwijzen in de vrije ruimte. Er is echter een beperking in de vorm van een gebruikelijkheidstoets. Dit betekent dat de vergoeding of verstrekking die wordt aangewezen, niet meer dan 30 procent mag afwijken van wat in soortgelijke omstandigheden gebruikelijk is.
Van soortgelijke omstandigheden is bijvoorbeeld sprake als dezelfde vergoedingen of voorzieningen worden betaald aan:
- Andere werknemers van dezelfde werkgever;
- Collega's van de werknemer in dezelfde functiecategorie;
- Werknemers van andere werkgevers.
Vergoedingen, verstrekkingen of ter beschikking stellingen tot in totaal € 2.400 per persoon per jaar, worden geacht altijd te voldoen aan de gebruikelijkheidstoets en kunnen daarom altijd worden aangewezen in de vrije ruimte.
WKR tijdens de energie crisis
Werknemers worden, net als de rest van Nederland, momenteel geconfronteerd met allerlei extra kosten voor energie en levensonderhoud. Wellicht wil men daar als werkgever iets aan doen. Denk eens aan een bijdrage aan kosten die de werknemer maakt om zijn huis te verduurzamen en extra te isoleren. Dit kan niet belastingvrij maar als er nog vrije ruimte over is in de werkkostenregeling, kan men daar wellicht gebruik van maken. Dan blijft de bijdrage alsnog onbelast.