Archiveren
Jacobs merkt dat bedrijven in gebreke blijven door verouderde of onnodig ingewikkelde softwarepakketten te gebruiken. Daarnaast bieden lang niet alle leveranciers van online boekhouden, dat sterk in opkomst is, de garantie dat gegevens beschikbaar blijven. Bij veel aanbieders worden deze vernietigd bij beëindiging van het contract. Reeleezee vindt dat ze bij opzegging van het abonnement gratis gearchiveerd moeten worden door de leverancier.Goede afspraken
Jacobs raadt bedrijven aan om met de softwareleverancier goede afspraken te maken over de beschikbaarheid van de administratie. Ze realiseren zich niet dat ze naast alle e-mail met digitale facturen van de laatste zeven jaar ook de back-ups, de verouderde software en de gedateerde hardware moeten bewaren om de administratie toegankelijk te houden.Bron: zibb.nl