Papierloos werken is geen verbod op printen
Papierloos werken betekent dat alle documenten en gegevens dankzij automatisering van bedrijfsprocessen op het juiste moment beschikbaar zijn voor de juiste mensen. AGF-bedrijven die hun operatie op die manier papierloos inrichten, zien hun efficiency verbeteren en daarmee hun kosten dalen.
Een aantal feiten
- Werknemers zijn naar schatting 20 tot 40% van hun tijd kwijt met zoeken naar de juiste versies van documenten. Papierloos werken betekent minder tijdverlies door zoeken, kopiëren en in mappen stoppen van documenten.
- Papierloos werken betekent minder fouten. De gegevens uit alle documenten moeten vroeg of laat toch worden ingevoerd en dat verhoogt de kans op fouten, in vergelijking met directe digitale invoer van gegevens.
- Veel kennis van producten en processen staat vaak alleen op papier, waarvan slechts een enkeling de vindplaats kent. Papierloos werken leidt tot een betere borging van kennis en ervaring. Bovendien hebt u minder kasten nodig om te voldoen aan de wettelijke plicht om uw documenten jarenlang te bewaren.
- Een papierloos kantoor zorgt voor kleinere risico's bij calamiteiten zoals brand. Op voorwaarde dat regelmatig back-ups zijn gemaakt.
- Minder papier betekent dat er minder bomen hoeven te worden gekapt. Papierloos werken is duurzaam en draagt bij aan Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen. Voor de grote retail organisaties zal dit steeds vaker een criterium zijn voor de selectie van leveranciers en partners.
Moderne ERP-software
Voor een papierloze operatie is moderne ERP-software onmisbaar. Dat geldt niet alleen voor bedrijven die een papier¬loos kantoor willen realiseren, maar ook voor bedrijven die papier van hun werkvloer willen verbannen en digitaal willen communiceren met hun klanten. Als Imtech ICT Dynamics Solutions hebben wij veel ervaring opgedaan bij klanten met de invoering van papierloos werken. Hierna volgen enkele voorbeelden.
1. Archivering van ERP-documenten
In het ideale geval worden documenten zoals inkooporders en verkoopfacturen automatisch gearchiveerd in uw ERP-software. Dat is immers de ruggengraat van uw organisatie en daarmee de belangrijkste bron van dergelijke informatie. Deze documenten kunnen ver¬volgens direct door verschillende medewerkers worden opgevraagd. Neem het voorbeeld van een klant die zijn accountmanager belt met een vraag over een factuur. Met één druk op de knop kan de accountmanager het origineel op zijn scherm oproepen. Dat leidt tot minder zoektijd en een betere service naar de klant. Dat geldt overigens nog sterker als die klant zijn facturen via een webportal zelf kan opvragen. Microsoft Dynamics NAV is één van de ERP-systemen die deze functionaliteit standaard heeft. Wilt u alle documenten digitaal archiveren? Dit kan door een integratie met Microsoft SharePoint.
2. Automatisch mailen van documenten
Het is mogelijk om documenten zoals offertes, order¬bevestigingen, inkooporders, vervoersdocumenten en facturen direct naar uw relaties te mailen. Dat scheelt papier, tijd en portokosten en kan op elk moment vanaf iedere locatie. Het gevolg is onder meer een versnelling van processen en doorlooptijdverkorting. Uw relaties hebben de documenten eerder in huis, hoeven geen enveloppen open te maken en kunnen documenten direct in systemen invoeren en archiveren. We hebben een aantal fruit import bedrijven die alle documenten met de haven automatisch mailen.
3. Documenten in workflow
Met name bij de handelsbedrijven in de AGF gaan stapels documenten van bureau naar bureau en van afdeling naar afdeling. Die enorme documentenstroom kan in de vorm van een workflow volledig worden geautomatiseerd. Een goed praktijk¬voorbeeld is het scannen en digitaal goedkeuren van een inkoopfactuur. Door het document digitaal langs de juiste goedkeuringsroute te sturen, versnelt u het proces en kunt u op elk moment zien bij wie het proces stokt. U kunt nog een stap verder gaan door de inkoopfactuur te scannen met OCR-software (Optical Character Recognition). Hiermee wordt het beeld omgezet in tekst, zodat de inkoopfactuur automatisch kan worden ingeboekt in het ERP-systeem.
4. Digitalisering op de werkvloer
AGF-bedrijven die aardappelen, uien, champignons e.d. verwerken tot kant-en-klare verpakkingen hebben vaak nog veel papieren documenten op de werkvloer. De kans is groot dat ze kwijt raken, vuil worden of niet actueel zijn. Door deze documenten digitaal beschikbaar te stellen op de werkplek kunt u deze risico's elimineren en tijd besparen. Bovendien kunnen verpakkingsorders of partijdocumenten nadat ze zijn afgewerkt direct worden opgeslagen in het digitale archief, zodat u ze bij latere klachten snel weer kunt opvragen. Een aantal bedrijven in de AGF zijn bezig met de koppeling met een MES-systeem. We hebben ook een aantal handelsbedrijven als klant, die met Microsoft Dynamics NAV werken op tablets op de werkvloer.
5. Electronic Data Interchange (EDI)
Electronic Data Interchange (EDI) is allerminst nieuw. Met de opkomst van internet, de standaardisatie van de berichtenstructuren en de toegenomen ondersteuning vanuit ERP-systemen zijn de mogelijkheden echter sterk toegenomen en kosten drastisch gedaald. Een aantal van onze klanten zijn door supermarktketens al verplicht om gegevens uit te wisselen via EDI. Denk daarbij aan elektronische pakbonnen, orders, facturen en artikelgegevens. Hier wordt de GS1 standaard gebruikt.
Naar een papierloze operatie
Eerder genoemde voorbeelden laten zien dat een papierloze operatie niet alleen leidt tot een hogere efficiency en lagere kosten in de AGF, maar meestal ook gepaard gaat met kortere doorlooptijden, minder voorraad en een betere dienstverlening naar uw klanten. Dat u tevens bespaart op papierkosten, archiefruimte en een bijdrage levert aan het milieu en duurzaamheid, is een bijkomend voordeel.
Wij laten u graag zien op welke manieren u uw processen kunt digitaliseren en automatiseren. Hoe complex uw operatie ook is, een papierloze onderneming en een papierloze keten behoren zeker tot de mogelijkheden.
Voor meer informatie:
Imtech ICT i
www.imtech.com/NL/I-Fresh
[email protected]
Mob: + 31 6 538 272 47
