"Transtolk versimpelt orderverwerking met IT"

Familiebedrijf Transtolk is gespecialiseerd in geconditioneerd vervoer van groente, fruit, bloemen en planten. De 3e generatie komt op korte termijn aan het roer van het transportbedrijf te staan. Naast de Benelux bedient de logistiek dienstverlener ook klanten in Duitsland en Frankrijk. De 55 eigen voertuigen en 15 charters beschikken over meerdere compartimenten. Hiermee kan het bedrijf zendingen op verschillende temperaturen vervoeren, zo schrijft Simply Deliver.

Afhankelijk van mensen
Manager Peter van Antwerpen over de uitdagingen op de orderverwerking: “Bij Transtolk zitten 2 FTE op de handmatige orderinvoer. Met honderden klanten en duizenden orders kan je je voorstellen dat de orderverwerking wel eens opstroopt. Orders handmatig invoeren is niet alleen tijdrovend. Je bent gewoon te afhankelijk van de mensen die dat werk doen. Er worden met regelmaat fouten gemaakt die eigenlijk niet gemaakt mogen worden.”

“Zo’n tikfout kan grote gevolgen hebben. Zo voeren mensen wel eens 10 in plaats van 1 pallet in. Dat kan de operatie enorm verstoren. Natuurlijk komen wij er altijd wel weer uit met onze klanten. Toch vinden wij dat orders direct goed in het systeem moeten staan. We zijn op zoek gegaan naar een oplossing die dit probleem bij de bron aanpakt. Enerzijds om de performance te verbeteren en anderzijds om minder afhankelijk van mensen te zijn”, vertelt Peter.

Bewezen oplossing
Transtolk kwam de Automatische Order Invoer module op het spoor via concullega BosDaalen: “Wij doen regelmatig zaken met dit bedrijf. BosDaalen was bijzonder positief over de behaalde besparingen en resultaten. Wij hebben toen een afspraak met Simply Deliver gemaakt. Tijdens een demo zagen wij direct de meerwaarde van automatisch converteren. Toen hebben we gekeken welke klanten wij snel en gemakkelijk binnen dit stramien konden krijgen.”

Integratie met TALIS TMS
Transtolk werkt met het Talis Transport Management Systeem van TANS. Peter is enthousiast over de integratie: “Het is mooi om te zien wanneer de specialisten van Simply Deliver en TANS om de tafel gaan. Je merkt echt dat zij dezelfde taal spreken. Ze pakken zaken snel op en hadden binnen ‘no time’ een solide koppeling. Eigenlijk is de implementatie heel soepel gegaan. Klanten worden ingericht op basis van de voorbeelden die wij sturen. De consultants richten het vervolgens in. Binnen een paar weken liepen de eerste orders vanuit de AOI-module zo ons TMS in. En mocht een order er ineens niet doorheen komen dan kunnen we het zelf aanpassen of de vraag neerleggen bij de Simply helpdesk. Die pakken het snel op.”

Doel is 75% automatisch converteren
“Op dit moment hebben we al 15 klanten via de Automatische Order Invoer module lopen. We converteren nu al zo’n 30% van de orders automatisch. We slepen de orders die binnenkomen zo de converter in en deze controleert en verrijkt de data. Binnenkort gaan we de volgende stap zetten. Dan worden orders automatisch vanuit de mailbox ingelezen en vervolgens omgezet naar orderdata in ons TMS. En zo onboarden we stap voor stap de rest van de klanttemplates. Het doel is 75% van alle klantorders automatisch te converteren. Concreet betekent dat minder handmatige orderinvoer en meer tijd procesbewaking. Zo maken wij onze transporten efficiënter, kunnen we eerder factureren en maken we minder fouten. Dit optimaliseert onze doelstellingen”, besluit Peter.

Bron en foto's: Simply Deliver

Voor meer informatie:
Transtolk
Transportweg 20
2676 LL Maasdijk
+31 6 55320981
info@transtolk.nl
www.transtolk.nl