Bij Van der Avoird Trayplant wordt met de opkweek van aardbeien- en frambozenplanten de basis gelegd voor zomerse fruitsalades of kleurrijke smoothie. Tijdens piekperioden zetten honderden medewerkers zich gezamenlijk in voor de productie van de beste kwaliteit planten. Hoe Peter Verheijen, meewerkend voorman en personeelsplanner bij Van der Avoird Trayplant, en zijn collega’s overzicht in arbeidsuren en productie houden? Met behulp van de Work-IT-software van Nitea.
Al twintig jaar, sinds 2002, is het Noord-Brabantse Van der Avoird Trayplant volledig gespecialiseerd in de opkweek van aardbeien- en frambozen uitgangsmateriaal – van stekjes tot trayplanten tot long canes. En dat inmiddels op vijf locaties, met een totale oppervlakte van 65 hectare. Sinds 2016 vormt locatie De Leeuwerik in Bavel de basis, alwaar aan mooie groeiplannen wordt gewerkt, zoals de nieuwbouw van een hypermoderne kas. Binnen deze nieuwe teeltlocatie worden kansen in automatisering volop benut, zodat manuren zo efficiënt mogelijk kunnen worden ingezet. Met ditzelfde doel zijn ook de taglezers van Nitea binnenkort aanwezig in de uitgebreide kas in Molenschot.
“Eenvoud is het sleutelwoord”
Uiteraard gaat de groei in opkweekoppervlakte gepaard met een groei in het personeelsbestand. Dagelijks zijn op kantoor, in de kas en op de velden in totaal zo’n vijftig vaste medewerkers en honderd uitzendkrachten te vinden. “In piekperioden zijn zelfs 250 uitzendkrachten per dag aan het werk en in de zomermaanden wordt ons team op de trayvelden ook nog eens dagelijks versterkt door honderd scholieren. Als meewerkend voorman ben ik samen met mijn collega verantwoordelijk voor de arbeidsplanning. Kort samengevat, wij zorgen ervoor dat op iedere opkweeklocatie het juiste aantal medewerkers aanwezig is om aan de slag te gaan. De arbeidsplanning kunnen wij zo optimaal mogelijk indelen aan de hand van Work-IT,” vertelt Peter.
Peter: “Ons voormalige arbeidsregistratiesysteem voldeed niet meer aan onze wensen. Daarom zijn mijn collega’s op zoek gegaan naar een alternatief dat aan een aantal voorwaarden moest voldoen. Ten eerste, het nieuwe arbeidsregistratiesysteem zou heel intuïtief en eenvoudig in gebruik moeten zijn. Het sleutelwoord is ‘eenvoud’. Tegelijkertijd zou de software genoeg mogelijkheden moeten bieden met het oog op de toekomst en zoveel mogelijke nuttige informatie moeten verstrekken met zo weinig mogelijk handelingen, zodat het voor alle medewerkers gemakkelijk te begrijpen is. Work-IT van Nitea sloot hierbij perfect aan en de keuze om over te stappen van ons voormalige arbeidsregistratiesysteem naar Work-IT was snel gemaakt!”
De juiste informatie bij de juiste mensen
Bij Van der Avoird Trayplant worden de gewerkte uren tot in de puntjes geregistreerd. Via taglezers en mobiele telefoons worden allerlei handelingen op de werkvloer (zoals het vermeerderen van frambozenplanten) en de handelingen ten behoeve van de gehele waardeketen (zoals logistiek, transport en verkoop) vastgelegd. Peter legt uit: “In de kassen hangen taglezers, op de velden - waar het onhandig is om terminals te plaatsen -, maken wij gebruik van mobiele scanners. Voormannen nemen de telefoons mee het veld op en zorgen ervoor dat de gemaakte uren van alle medewerkers worden geregistreerd. Op een centrale plaats in de kantine worden de telefoons opgeladen, heel simpel. Op de tablet die op kantoor wordt gebruikt, komen alle geregistreerde gegevens op een overzichtelijke manier samen en hier wordt automatisch een kostprijs aangehangen. Zo zijn wij in staat om precies te zien hoeveel uur in een bepaalde periode aan een specifieke handeling is besteed.”
“Naast de vaardigheid om arbeidsuren toe te schrijven aan een bepaalde productgroep, maakt Work-IT het mogelijk om uitzenduren direct door te sturen naar het betreffende uitzendbureau. We hebben dus per ‘groep’ medewerkers (uitzendkrachten, vaste medewerkers en scholieren) inzichtelijk hoeveel uren zij hebben bijgedragen aan een bepaalde productgroep en wat hiervan de kostprijs is,” stelt Peter.
Naast arbeid- en productieregistratie, wordt het medewerkersportal optimaal benut door Van der Avoird Trayplant, met name door de afdeling HR. Met de Work-IT Portal kunnen uren, loonstroken en verlof- en vakantiedagen vlot worden ingezien en aangevraagd. Peter: “Het communiceren van bedrijfsbrede informatie en het bundelen van personeelszaken via één systeem scheelt ons op de achtergrond heel veel tijd en moeite. Zo kunnen medewerkers bijvoorbeeld heel eenvoudig vakantie aanvragen via de portal. Deze aanvragen komen vervolgens bij mij overzichtelijk binnen en worden al dan niet af- of toegewezen. Ook overuren worden door de medewerkers zelf geregistreerd en automatisch bijgewerkt in het systeem.”
Eén waarheid
“Aan de hand van Work-IT zijn wij in staat om het overzicht te houden. Enerzijds weten we precies wat de arbeidskosten per productgroep zijn. Anderzijds is het voor mij een stuk makkelijker om de arbeidsplanning te maken en tevens te controleren. Zeker op het moment dat er 230 uitzendkrachten tegelijkertijd aan het werk zijn, is het heel handig dat ik met één klik op de knop kan inzien of de werkelijke situatie gelijk is aan de geplande situatie. Work-IT is overzichtelijk en eenvoudig in gebruik. De app is gewoon gebruiksvriendelijk voor iedereen. Van der Avoird Trayplant kent maar één waarheid, en dat zijn de gegevens in Work-IT,” aldus Peter.
Voor meer informatie:
Van der Avoird Trayplant
Rimpelaar 3
5124 RB
Molenschot
Tel.: +31 (0)161 451 427
info@trayplant.nl
www.trayplant.nl
Nitea IT Solutions
sales@nitea.nl
www.nitea.nl