De robot als ideale werknemer ten tijde van de hyperschaarste op de arbeidsmarkt? “De robot neemt geen dag vrij, is nóóit ziek, en hoeft niet naar de koffieautomaat”, vertelt Marten de Roest (specialist RPA, The Greenery) gekscherend. De afgelopen maanden werkten Marten en Ghizlan Azrar (student Business & IT Management, Hogeschool Rotterdam) nauw samen aan de ontwikkeling van nieuwe, slimmere processen, aangestuurd door robots. Ontdek welke voordelen robotisering oplevert voor medewerkers, telers en klanten.
Marten: “Robots die medewerkers volledig overnemen? En mensen die daardoor ontslagen worden? Dat is nu vooral een angst die niet meer reëel is. Als modern bedrijf moet je juist in dit soort technieken investeren om al je werkzaamheden optimaal te kunnen blijven uitvoeren. Want, de arbeidsmarkt staat enorm onder druk. En om concurrerend te blijven - is het belangrijk voorop te lopen met deze technieken. Als grotere organisatie in de AGF-branche kunnen wij Robotic Process Automation (RPA) juist goed gebruiken om agile (wendbaar – red.) te blijven. Zodat we snel kunnen anticiperen op veranderingen. Mens en machine gaan hierbij steeds meer samenwerken.”
Minder stress, méér plezier
“Robotisering is voor The Greenery met name belangrijk als het gaat om processen gericht op administratieve handelingen”, vult Ghizlan aan. “Die nemen veel tijd in beslag en vragen van de medewerker handelingen die telkens hetzelfde zijn. Als de robot deze overneemt, kan de medewerker zich focussen op wat een mens beter kan dan een robot. Namelijk, het creëren van waarde. Afdelingen waar wij de robots voor maken zijn er heel blij mee. Zij kunnen hun tijd dan weer gebruiken voor meer uitdagende werkzaamheden.” “En, je ondersteunt medewerkers zodat ze minder stress ervaren, en méér plezier beleven in hun werk”, zegt Marten.
Tijdswinst en uniformiteit
Ook in samenwerking met telers en klanten levert robotisering tijdwinst op en vermindert het de foutgevoeligheid. Marten: “Dat merk je bijvoorbeeld bij de processen die iedere week de uitbetaling regelen en fustoverzichten opstellen voor de telers. Door RPA toe te passen krijgen de telers de overzichten sneller en op uniforme wijze, ook tijdens vakanties en feestdagen. Dat is natuurlijk hartstikke fijn. Richting klanten zien we dat bij de handelsartikelen facturen die door RPA vier keer per dag gecontroleerd worden. Als een handelsartikel afwijkt, wordt de achterliggende factuur geblokkeerd. Hierdoor krijgen wij minder boetes. En hoeft de klant minder te controleren.”
Een robot ís geen robot
Zoals kunstenaar Magritte al eerder zei: “Ceci n'est pas une pipe” zo is een robot ook géén robot. Je komt hem niet tegen, al wandelend door je bedrijfspand. Je kunt hem niet de hand schudden en ook geen kopje koffie met hem drinken. “Visueel zou dat heel gaaf zijn”, vindt Marten. “Maar dat is helaas niet zo. Het zijn puur administratieve scripts die je inplant en die werkzaamheden simuleren.” Die scripts vond Ghizlan in het begin erg ingewikkeld: “Het leek wel Chinees. Ik begon dan ook met nul RPA-ervaring. Maar, het is écht haalbaar om binnen anderhalve maand mee te scripten”, vertelt Ghizlan.
Niet ieder proces is geschikt
Kun je ieder bedrijfsproces dan in een script vastleggen? Marten: “Nee, zeker niet. We kijken of het proces technisch geschikt is en maken eerst een business case en berekenen wat de terugverdientijd is.” “We toetsen het proces aan de vijf RPA-criteria. Is het proces op regels gebaseerd, herhaalbaar, heeft het een hoog volume, is het gestructureerd en gestandaardiseerd”, legt Ghizlan uit. “Als je meer uitzonderingen hebt dan regels dan kun je het beter aan een medewerker overlaten”, zegt Marten.
Transportnummers automatisch aanmaken
“De opdracht voor de afdeling Overseas in opdracht van The Greenery Logistics ging over het proces waarbij transportnummers worden aangemaakt”, vertelt Ghizlan. “Het gaat om containers die binnenkomen bij de haven (zeetransport) en die naar het RDC vervoerd worden (wegtransport). Er werd een Excel-sheet ‘Import-arrival-list’ ingevuld om alles in te voeren: verpakkingsmateriaal, etappe 1 zeetransport, etappe 2 wegtransport. Vervolgens werd er een transportnummer aangemaakt in SAP. Een hoog aantal containers betekende veel regels in Excel en data entry in SAP. Een medewerker kostte het 1,25 minuten per regel. De robot doet dit nu allemaal zelf aan de hand van de transportlijst die door de medewerker wordt doorgestuurd naar de robot. Dat levert een aanzienlijke tijdswinst op”, vertelt Ghizlan trots.
Frisse blik en nieuwe ideeën
“Het is leuk om te zien dat Ghizlan als stagiaire alles met een frisse blik bekijkt en met nieuwe ideeën komt. Dat dwingt mij - en het Digital Innovation Team - te reflecteren op de dingen die we doen”, vertelt Marten. Ook Ghizlan kijkt positief terug op haar stageperiode bij The Greenery: “Ik heb veel geleerd over Automation Anywhere (software voor robotprocesautomatisering – red.) en kon volop oefenen met mijn leerdoelen op het gebied van presenteren, interviewen, en de LSD-techniek (luisteren, samenvatten, doorvragen – red.). Ik ben blij met alle ervaring en kennis die ik heb opgedaan. Op de opleiding leer je alleen theorie, in de praktijk houd je rekening met veel meer dingen. En, door alle feedback ben ik gegroeid. Het was echt top.”
Voor meer informatie: www.thegreenery.com