Om echt waarde toe te voegen aan je ERP-systeem, is het van belang naast de grote werkprocessen ook de kleine kneepjes in de software vast te leggen. En juist de kennis van de kleine kneepjes, die zit vaak in het hoofd van de medewerkers. Bijvoorbeeld het weten dat de partij van teler A niet naar klant X kan, omdat dan een supermarkt producten krijgt uit een verboden land van herkomst, zo stelt Raymond Langeveld van Axians in deze column.
Automatiseren: van ‘happy flow’ tot doemscenario
Automatiseren is eigenlijk niets anders dan een softwaresysteem bepaalde taken voor je laten uitvoeren of je laten faciliteren bij beslissingen die relevant zijn. Je bepaalt natuurlijk zelf of je een advies van de software accepteert of aanpast. Goede bedrijfsondersteunende ERP-software laat jouw bedrijfsprocessen goed lopen in de ‘happy flow’, maar ook wanneer er dingen misgaan.
Bij het automatiseren van AGF-bedrijfsprocessen begin je met de ‘happy flow’: de supply chain van A tot Z. Het bespaart een hoop tijd en kosten om dit te automatiseren. Slechts enkele voorbeelden hiervan zijn dat het tarragewicht automatisch wordt doorberekend voor de afrekening en dat op kantoor automatisch inzicht is in de voorraad door gebruik van scanners. Maar wat nu als er iets fout gaat in de supply chain? Bijvoorbeeld wanneer de houdbaarheidsdatum is verstreken of een klant een speciale verpakking of certificering aanvraagt?
Dan kom je aan bij de uitzonderingen op de regel. En bij Axians proberen we juist die kennis van de werknemers te achterhalen, om het systeem écht slimmer te maken. Uiteindelijk wil je kunnen sturen op uitzonderingen, en het zijn altijd de medewerkers die de beslissingen hierover hebben gemaakt. De uitzonderingen wil je in kaart brengen zodat daar tijd op kan worden bespaard.
Draagkracht zorgt voor efficiënt gebruik van de software
Bij geautomatiseerde bedrijfsprocessen wordt het succes van de software bepaald door de processen, en niet meer door de specifieke kennis die één van de werknemers bezit. Deze zit namelijk verwerkt in de software. Hierdoor is het van belang dat de software wordt gebruikt zoals hij is ontwikkeld. En daarvoor is het belangrijk dat de werknemers met de nieuwe software kunnen en willen werken.
Schaalbare software voorkomt workarounds van medewerkers
Het voordeel van de I-Fresh ERP-software voor de AGF, is dat het schaalbaar is. Door de flexibele opbouw van de software voeg je gemakkelijk functionaliteiten of gebruikers toe, wanneer hier vanuit de processen vraag naar is. Laagdrempelige aanpassingen kun je zelfs zelf doen: bijvoorbeeld het toevoegen van nieuwe kenmerken van producten. Zo zorg je er enerzijds voor dat de software altijd meebeweegt met de nieuwe bedrijfsprocessen, en anderzijds dat workarounds worden voorkomen.
ICT with a human touch
Wij zien in onze ervaring dat sommige bedrijven al de kennis en werkprocessen in kaart hebben gebracht voor zij op zoek gaan naar nieuwe ERP-software. Andere bedrijven hebben hier nog niet over nagedacht. Hoe het ook zit in jouw bedrijf: we denken graag met je mee!".
Voor meer informatie:
Raymond Langeveld
Axians
+31 88 988 90 00
+31 65515 06 15
raymond.langeveld@axians.com
www.axians.nl