Tholen – Bij veel bedrijven is er een angst om een nieuw ERP-systeem in gebruik te nemen. Capespan had beslist geen last van koudwatervrees en investeerde in een nieuw systeem dat in zeven landen geïmplementeerd werd. Onmogelijk? Tom Quets, CIO van Capespan vertelde tijdens het EU Fresh Info Forum over zijn route naar succes.
Nieuwe technieken komen als een tsunami op de maatschappij en de sector af. Niet voor niets was het thema van het forum Tsunami of Technology. “Dat thema deed me denken aan dit schilderij,” begint Tom. Het oude schilderij van de Japanse schilder Hokusai waarop een enorme golf te zien is. Op de achtergrond herken je nog net de contouren van Mount Fuji. Tussen de woeste golven dobberen enkele bootjes waarop vissers zich inspannen de golven de baas te blijven. “Ik wil hier graag de metafoor van maken voor de situatie waar we in zitten. We zijn als de vissers die een enorme uitdaging hebben.”
Minderheid projecten slaagt
Maar wat is dan de echte uitdaging? Tom geeft drie opties: Is dat de golf, die symbool staat voor de complexe omgeving en de snelle veranderingen? Is het de boot, symbool voor de technieken en de uitrusting die we tot onze beschikking hebben. Of zijn het de vissers, die staan voor de organisatie en de mensen binnen de organisatie?
Wie naar de cijfers over implementaties van ERP-systemen kijkt, dreigt de moed te verliezen. Standish Group, dat onder andere onderzoek doet naar de implementatie van software, concludeert dat slechts 23% van de implementaties in een keer succesvol is. In 58% van de gevallen zijn er uitdagingen, bijvoorbeeld het budget of tijdpad wordt overschreden. In 19% van de gevallen faalt het project. Tom wijst er op dat deze cijfers in de loop van de jaren nauwelijks zijn veranderd. De oorzaken van het falen kunnen legio zijn, bijvoorbeeld onrealistische verwachtingen.
Boot en vissers
“De boot en de vissers moeten uitgelijnd zijn,” vervolgt Tom. “Ze moeten klaar zijn om de boot over die hoge golf te loodsen.” Hij wijst op het belang om een goede selectie te maken en veel informatie te verzamelen over de mogelijkheden die er zijn. daarnaast is het belangrijk dat het bedrijf een duidelijke visie heeft en er op het hoogste niveau mensen met kennis van ICT zitten. “Je moet het personeel er bij betrekken en de verandering managen. Dat gaat niet vanuit een ivoren toren.”
Misschien wel het belangrijkste aspect zijn de mensen, benadrukt Tom. Zowel het team dat het project moet uitvoeren als de rest van de medewerkers moeten er bij betrokken worden. “Zorg dat je het personeel aan boord krijgt,” sluit hij af. “Train de managers en het personeel en wees eerlijk, open en transparant over het project.”