Eosta bespaart kosten dankzij digitale factuuroplossing

Eosta, dat actief is op het gebied van cultivatie, distributie en marketing van biologisch geteelde groenten en fruit, heeft onlangs gekozen voor een digitale factuuroplossing van Thysia en haar partner BCT. Dankzij de samenwerking met de beide leveranciers kan het proces van verwerking en goedkeuring van inkomende dienstenfacturen aanzienlijk versneld worden. De factuuroplossing is bovendien volledig gebaseerd op SharePoint en geïntegreerd met Dynamics NAV, waardoor iedere medewerker vanaf elke locatie de factuurgegevens kan traceren en inzien.

“We merken dat wij dankzij de digitale factuuroplossing veel tijd en geld besparen”, vertelt Joan Duffhues, ICT-manager bij Eosta. “Voorheen zwierven de facturen fysiek door de organisatie, waardoor we nooit zeker wisten waar ze zich bevonden. De dienstenfacturen werden bovendien handmatig in het ERP-systeem Dynamics verwerkt. Nu worden de facturen digitaal opgeslagen en zijn ze direct inzichtelijk. Het voordeel is dat medewerkers de facturen nu niet meer kwijtraken of hoeven op te zoeken in fysieke postvakken of archiefkasten.”

Er is door Thysia een directe koppeling met het Dynamics ERP-systeem gerealiseerd. Die koppeling ondersteunt de workflow en facturen zijn nu met een druk op de knop direct opvraagbaar. Daarnaast kunnen medewerkers overal en altijd beschikken over de informatie. Facturen inzien, ophalen en beoordelen wordt hiermee een stuk eenvoudiger. “Zodra een budgethouder een factuur binnen bijvoorbeeld drie dagen niet geaccordeerd heeft, wordt er automatisch een reminder verstuurd. Dat bespaart veel tijd in het administratieve proces”, aldus Duffhues.

Voor Eosta was het belangrijk dat de factuuroplossing generiek en configureerbaar is en kon integreren met Dynamics NAV. “Wij hebben een eerdere implementatie gedaan met Thysia voor een webportaal voor telers en dat is goed bevallen. Thysia heeft veel kennis op het gebied van SharePoint en Dynamics. Vandaar dat wij voor hen gekozen hebben”, vertelt Duffhues.

Voor Eosta is SharePoint één van de uitgangspunten omdat Microsoft zwaar inzet op de integratie van Dynamics NAV met SharePoint. Duffhues: ‘Wij willen dat SharePoint de drager van het medium is. In de toekomst willen we hiermee ook partijdossiers en kwaliteitsrapporten digitaliseren, zodat je via een extranet-portal sneller kunt schakelen met een leverancier.”

In de toekomst wil Eosta de factuuroplossing verder uitrollen en bijvoorbeeld ook goederenfacturen digitaal verwerken. Het gaat daarbij om complexe en omvangrijke facturen van transporteurs en verpakkingsbedrijven, die vaak door meerdere budgethouders geaccordeerd moeten worden. Met de factuuroplossing hoeven de medewerkers de verschillende posten niet meer op regelniveau in Dynamics NAV in te boeken.