Guido Laudy, Input Adviesgreop:
"Met de juiste papierwinkel kun je zelfverzekerd zaken doen"
In de meeste gevallen is het onmogelijk om juridisch een poot aan de grond te krijgen door het ontbreken van belangrijke stukken.
Wat is er minimaal vereist?
Wat is er minimaal nodig om toch succesvol zaken te doen? Zeker van belang als men ook een kredietverzekering heeft afgesloten.
1) Er moet een getekende overeenkomst zijn. Deze overeenkomst moet origineel zijn. Dus niet via een PDF ontvangen maar per post met handtekeningen geschreven in inkt.
2) Daarnaast dient de handtekening te zijn gezet door een bevoegd persoon. Deze moet zijn legitimatie toesturen, handtekening en zijn voorzien van de officiële stempels die door de overheid op de documenten worden gezet - zoals in Nederland een stempel van de KvK.
3) Daarnaast dient er een officieel inschrijvingsdocument van de KvK te zijn, de zogenaamde POA - Power of Attorney. Dit is een machtiging waaruit blijkt dat deze persoon handtekeningsbevoegd is.
Procedures volgen
Indien er dagelijks/wekelijks orders komen is het noodzakelijk dat telkens de juiste procedure wordt gevolgd m.b.t. de bovenstaande documenten. Tenzij er een overeenkomst is getekend die de werkwijze in een periode gedetailleerd beschrijft. Daarin moet dan expliciet worden beschreven in welke gevallen en op welke wijze en door wie er een order geplaatst kan worden. Zijn het meerdere personen dan moeten alle personen die zijn toegewezen hun legitimatie en handtekeningen meesturen.
Daarnaast moet er beschreven zijn wanneer en binnen welk tijdsbestek een order bevestigd is qua ordering maar ook qua ontvangst. Mogelijke discussies/betwistingen dienen ook beschreven te worden. Een beschrijving van eventuele reclame, dus als de afnemer het niet eens is met hetgeen is geleverd. Maar ook het tijdsbestek - bijvoorbeeld dat reclames binnen een bepaalde tijd, bv 48 uur, gemeld moeten worden door een tekeningsbevoegde en indien dit niet gebeurd is er dus geen betwisting is.
Als dit is overeengekomen in een contract kan men hier dus altijd naar verwijzen en staat men voor de rechtbank sterker dan wanneer er pas in de juridische procedure aan gerefereerd wordt.
Het is raadzaam om dit samen met een jurist op te stellen.
Toegang tot rechtbanken bij non-betaling
De bovenstaande werkwijze is noodzakelijk om in geval van non-betaling toegang te krijgen tot de rechtbanken in het buitenland. Er zijn voorbeelden van kredietverzekering-maatschappijen die op grond van het ontbreken van de juiste stukken een vordering zullen afwijzen - terecht of onterecht - omdat zij geen erkenning kunnen krijgen bij de rechtbank, ondanks het feit dat de buitenlandse debiteur de vordering erkent maar letterlijk zegt "ik betaal niet", omdat hij weet dat hij juridisch niet aangepakt kan worden.
Welk recht is van toepassing?
Te vaak krijg je dan te maken met de vraag of het Nederlands recht van toepassing is of het recht in het land waar het dispuut plaatsvindt. Bij een kredietverzekering is dat onder meer afhankelijk van welk recht op een polis van toepassing is.
Dit geldt voor alle landen. Maar met name Italië is hierin erg strikt. Ook hier moet er expliciet getekend zijn voor de order en de leveringsvoorwaarden die het liefst in het Italiaans opgesteld moeten zijn, maar op zijn minst in het Engels. In elke opdracht moet ook daadwerkelijk gewezen worden naar die voorwaarden en ze moeten er ook bij geleverd zijn.
Er was recentelijk een zaak waar in de offerte verwezen werd naar de Algemene Voorwoorden. De offerte was in het Italiaans opgesteld maar op de achterkant van de offerte waren in kleine letters de Algemene Voorwaarden afgedrukt ..... maar in het Nederlands!
Op grond van het Nederlands Recht en het feit dat de voorwaarden op de achterkant stonden en derhalve niet waren ondertekend werd de vordering in Italië afgewezen. Italiaanse rechtbanken willen zich er nog wel eens op beroepen dat in Italie het Nederlands recht niet van toepassing is maar het Italiaans recht. Omdat het op de achterkant staat is er niet voor getekend en dus niet van toepassing. Het moet duidelijk in de tekst staan van een orderbevestiging en offerte en die tekst moet ondertekend zijn.
Zorgen voor de juiste papieren en handelswijze kan veel problemen voorkomen.
Succes met zelfverzekerd zaken doen!
Voor meer informatie:
Guido Laudy
Input Adviesgroep B.V.
Hoefsmid 11
2631 RH Nootdorp
015-361 87 69
[email protected]
www.inputadvies.nl