Looije Tomaten verwerkt facturen digitaal met Blue 10 Invoice Management
Looije Tomaten teelt in Nederland (tros)cherrytomaten op twee verschillende locaties. Dit wordt gedaan in Naaldwijk en Tinte, welke vanaf komend teeltseizoen vervangen wordt door een nieuwe locatie in Burgerveen. Looije Tomaten verzorgt bovendien zelf de verpakking, de afzet en de marketing van de tomaten vanuit de hoofdvestiging in Maasdijk. Binnen deze bedrijven ligt constant de nadruk op het leveren van een smaakvol, kwalitatief hoogwaardig product. Vanuit die achtergrond is Looije Tomaten voor haar product ‘Honingtomaten®’ in 2010 beloond met de prijs van "Het lekkerste product van Nederland".
Als onderdeel van het proces om de lekkerste tomaten aan consumenten te leveren, worden jaarlijks op de drie Nederlandse vestigingen circa 6000 inkoopfacturen verwerkt. Ook in dit proces is men continu op zoek naar manieren om de kwaliteit te verbeteren. Looije Tomaten heeft de administratie gecentraliseerd en vooral door het werken met kostenverantwoordelijken op de verschillende vestigingen leidde de afhandeling van inkoopfacturen soms tot knelpunten. Vanwege de verdere groei van het bedrijf en de afstanden tussen de verschillende vestigingen waar facturen goedgekeurd worden, groeide de vraag naar een oplossing die de afhandeling van facturen kon versnellen en verbeteren. Hierbij wil Looije Tomaten ook vooruitlopen op de toenemende digitalisering in en rondom het bedrijf.
Sinds 1 januari 2011 verwerkt Looije Tomaten daarom haar inkoopfacturen met Blue 10 Invoice Management. Alle facturen komen hiervoor centraal binnen in Maasdijk, worden hier ingescand en vanuit de workflow geboekt in Exact Globe. Met behulp van de Blue 10 workflow worden de facturen digitaal naar de verantwoordelijke personen gestuurd voor de gewenste goedkeuring. Na het hele proces van boeken en goedkeuren blijven de facturen beschikbaar in het digitale archief. Hierdoor zijn de facturen vanaf iedere locatie digitaal beschikbaar voor de verschillende gebruikers.
“Tijdens het goedkeuren van facturen gebeurt het toch wel regelmatig dat je een oude factuur er nog even bij wil pakken. Voorheen moesten we de administratie bellen, die vervolgens de factuur voor ons terugzocht en, eventueel een kopie, opstuurde. Met Blue 10 Invoice Management behoort dit gelukkig allemaal tot het verleden. Nu we bijna een jaar werken met de digitale workflow van Blue 10, beginnen we echt het voordeel te halen uit het digitale archief. Ik zit regelmatig op verschillende vestigingen, maar kan altijd mijn facturen inzien en terugzoeken. Eigenlijk besef ik nu pas hoeveel tijd er altijd heeft gezeten in het verwerken van inkoopfacturen, aldus Sebastiaan Vermeulen, verantwoordelijk voor de inkoop bij Looije Tomaten.
“Toen ik hoorde over de mogelijkheden van digitalisering van inkoopfacturen, raakte ik eigenlijk direct enthousiast. Met Blue 10 Invoice Management hebben we veel meer controle gekregen over de verwerking van onze inkoopfacturen. We weten nu altijd de status van een factuur en weten nu bijvoorbeeld ook waarom een factuur niet binnen de afspraken is goedgekeurd. Met Blue 10 Invoice Management hebben wij meer structuur gekregen in het verwerken van inkoopfacturen en hebben we ook de mogelijkheid om leveranciers duidelijkheid te geven op het moment dat er een probleem met een factuur is. Deze oplossing heeft echt voor een kwaliteitsverbetering in het verwerken van inkoopfacturen gezorgd.” Aldus Remco van der Heiden, controller bij Looije Tomaten.
“Als aanvulling op het pakket hebben wij ook gekozen voor de e-mail module, waarmee facturen die door leveranciers digitaal verstuurd worden, direct in de workflow beschikbaar zijn. Wij merken dat steeds meer leveranciers hier gebruik van willen maken. Deze manier van werken gaat steeds meer de toekomst worden en sluit perfect aan bij onze digitale workflow van Blue 10.”
Remco heeft daarnaast nog een tip voor mensen die ook met digitale factuurverwerking aan de slag gaan: “Wij hebben ervoor gekozen om per 1-1-2011 over te stappen op de digitale verwerking van inkoopfacturen na een zeer korte voorbereiding. Achteraf gezien hadden we Blue 10 Invoice Management beter na een korte voorbereidingstijd kunnen implementeren; zeker ook door de drukte die altijd op de administratie aanwezig is rond de jaarwisseling. Door de nieuwe werkwijze goed voor te bereiden en uit te leggen aan de personen binnen de organisatie, gaat het allemaal wat natuurlijker en worden mensen niet in één keer geconfronteerd met een grote overstap. Hierbij kan de oplossing ook geleidelijk naar de eigen wensen worden ingericht en is de oplossing klaar voor gebruik als het hele bedrijf er volledig mee aan de slag gaat.”