Gisteren organiseerde GroentenFruit Huis samen met Wille Donker Advocaten een informatiebijeenkomst over de nieuwe Europese Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Samen met Wille Donker Advocaten ontwikkelde GroentenFruit Huis een op de sector toegesneden stappenplan en aanpak om de nieuwe wetgeving te implementeren. Hiermee helpt GroentenFruit Huis haar leden om nog vóór 25 mei 2018 hun privacybeleid op orde brengen.
Bijeenkomst 20 februari
Na een quiz met een aantal inleidende vragen om het publiek op te warmen, startte de presentatie van Wille Donker Advocaten. In ongeveer twee uur werden de zeventig aanwezigen door de nieuwe regelgeving geloodst. Tussentijds werden er veel vragen gesteld door de aanwezigen. Het onderwerp leeft zichtbaar in de sector. Er werd uitgebreid stil gestaan bij de verantwoordelijkheden die binnenkort bij bedrijven die persoonsgegevens verwerken liggen. Denk aan:
- Inventarisatie welke verwerkingen van wie plaatsvinden (sollicitanten, personeel, uitzendkrachten, klanten, verpakkers, telers, contactpersonen bij supermarkten, vrachtwagenchauffeurs, medewerkers van koelhuizen, bezoekers, websitegebruikers);
- Het vastleggen van die verwerkingen met daaraan gekoppeld een zelf bepaald doel en een wettelijke grondslag;
- Het treffen van maatregelen om persoonsgegevens te beveiligen (inlogbeveiliging, encryptie, kasten en kamers op slot);
- Het waarborgen van de rechten van betrokkenen binnen de organisatie. Denk aan het recht om te verzoeken om informatie en inzage, kopie, correctie en verwijdering en om bezwaar te maken;
- Het sluiten van verwerkersovereenkomsten, waar nodig (externe salarisadministratie, arbodienst, systeembeheerder, verzekeraar).
Na afloop van de bijeenkomst was de algemene gedachte dat er het nodige op de bedrijven af komt, maar dat het stappenplan, de presentatie en voor wie wil het privcayhandboek de leden van GroentenFruit Huis goed op weg helpen om aan de slag te kunnen met de AVG.
Aanpak voor leden GroentenFruit Huis
Voor leden van GroentenFruit Huis is een op de branche toegesneden privacy stappenplan 'Algemene Verordening Gegevensbescherming' gemaakt. Daarnaast kunnen leden van GroentenFruit Huis met collectiviteitskorting het privacyhandboek aanschaffen. Het handboek is door Wille Donker Advocaten branchespecifiek gemaakt en bestaat uit een register van verwerkingen, een privacyreglement, allerlei nuttige bijbehorende modellen en protocollen voor elk onderwerp dat geregeld moet worden. Denk bijvoorbeeld aan een verwerkersovereenkomst en een privacyverklaring. Dit handboek kan tot en met 13 maart a.s. worden besteld via de website van GroentenFruit Huis.
Algemene Verordening Gegevensbescherming
Vanaf 25 mei 2018 moet elk bedrijf bij de gegevensverwerking voldoen aan de nieuwe Europese Algemene Verordening Gegevensbescherming (de AVG). Vanaf dan is de Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp) niet meer geldig. Alle bedrijven die persoonsgegevens verwerken, krijgen met de AVG meer verplichtingen. De nadruk ligt - meer dan nu - op de verantwoordelijkheid van organisaties om te kunnen aantonen dat zij zich aan de wet houden. Zo dient er voor iedere verwerking een doel en een grondslag te zijn aangewezen welke is terug te vinden in een register van verwerkingen.
Wat betekent dit voor de groenten- en fruitsector?
De AVG speelt een rol bij elke verwerking van persoonsgegevens. In de groente- en fruitsector gaat het met name om de verwerking van persoonsgegevens bij personeelsdossiers (ook uitzendkrachten), relatie- en klantenbeheer, bedrijfsvoering en -administratie en externe communicatie (marketing en PR).
Voor meer informatie:
GroentenFruit Huis
Louis Pasteurlaan 6
2719 EE Zoetermeer
T: +31 (0)79 36 81 100