Waarin het bedrijfsleven kan leren van sportteams

Voordat iedereen de deur uitloopt is een korte nabespreking essentieel, aldus organisatie-experts Bob Frisch en Gary Greene.

Overleg
Elk sportteam verlaat niet onmiddellijk na de wedstrijd het veld. Spelers en coaches doen vaak even een nabespreking van de wedstrijd. Volgens deze auteurs is een nabespreking net zo belangrijk als de warm-up voor de wedstrijd. Het zorgt voor een betere waarborg van wat is afgesproken tijdens een vergadering.

Met deze drie tips om afspraken uit overleggen beter te waarborgen.

#1. Bespreek alle belangrijke besluiten na

En neem daarbij de volgende stappen:

Vat de hoofdpunten van het overleg samen
Bespreek wie probleemeigenaar is voor welk actiepunt
Bespreek wanneer de actiepunten worden opgevolgd
Bespreek hoe de afstemming verloopt

Doel is om iedereen met dezelfde informatie tussen de oren te laten vertrekken. Hierdoor blijft er veel minder ruimte over voor eigen interpretatie van het overleg. Sommige organisaties werken met een whiteboard of flipover om afspraken samen te vatten.

#2. Wees helder in je communicatie (ook achteraf)

Het komt voor dat collega's niet bij een vergadering aanwezig konden zijn. Je kunt ze vrij gemakkelijk op de hoogte brengen van de belangrijkste besluiten en ambities.

Leg de belangrijkste punten vast op een flipover of whiteboard en vat ze kort samen.
Vraag na afstemming of alle actiepunten duidelijk zijn en vraag of er discussiepunten zijn die niet gedeeld kunnen worden vanwege vertrouwelijke informatie. Soms zijn ideeën namelijk nog niet rijp voor verspreiding.
Wees daar zo specifiek mogelijk in, zodat iedereen weet wat er gedeeld kan worden of niet.
Stuur zo spoedig mogelijk na de vergadering uw afgesproken discussiepunten aan iedereen in een email.

Met deze aandachtspunten krijgt iedereen, ook die er niet bij aanwezig was, een consistent beeld van wat wat er besproken is.

#3. Vraag altijd om feedback na een overleg

Zodra je elkaar regelmatig ontmoet, vraag dan deelnemers om feedback over de sessie. Doe dat direct na een overleg, omdat de informatie dan nog vers in het geheugen ligt.

Start niet met een brede vraag als: 'Welke feedback heb je?'
Vraag als eerste wat men als negatief heeft ervaren vanaf het moment dat ze werden uitgenodigd tot aspecten als locatie, kwaliteit van de koffie, etc.
Vraag vervolgens wat er verbeterd kan worden. Stel vragen om de feedback te verduidelijken zodat er structuur in de feedback ontstaat.
Vraag dan wat er goed ging:Wat moeten we zeker opnieuw doen in de toekomst?
Sluit de sessie af met een positieve noot.

Organisaties die structureel een reguliere nabespreking beleggen, plukken hier de vruchten van.

Bron: Management Team